ODPOWIEDŹ na zapytania w sprawie SIWZ - Dotyczy: Zaopatrzenie pojazdów samochodowych w materiały pędne od 01.01.2014r. do 31.12.2016r. 2013-10-29 1114 Art. czytany: 3281 razy Powiatowy Zarząd Dróg w Olecku Wojska Polskiego 12, 19-400 Olecko e-mail: [email protected] Tel. (087) 520 22 24, Fax (087) 520 22 25 Pismo: PZD.III.342/25/13/1 Olecko dnia: 2013-10-28 O D P O W I E D Ź na zapytania w sprawie SIWZ Szanowni Państwo, Uprzejmie informujemy, iż w dniu 2013-10-25 do Zamawiającego wpłynęła prośba o wyjaśnienie zapisu specyfikacji istotnych warunków zamówienia, w postępowaniu prowadzonym na podstawie przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych (t.j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.) w trybie przetarg nieograniczony, na: Zaopatrzenie pojazdów samochodowych w materiały pędne od 01.01.2014r. do 31.12.2016r., Treść wspomnianej prośby jest następująca : 1. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych - mikroprocesorowych kart paliwowych (par 1 ust. 2 projektu umowy) i zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: - 0 zł netto za kartę nową, - 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.), - w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto? 2. Czy Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie i zaakceptuje, aby na etapie zawierania umowy została doprecyzowana właściwa nazwa regulaminu używania kart danego Wykonawcy (np. w sprawach nieuregulowanych w niniejszej Umowie stosuje się przepisy regulaminy Wykonawcy, tj. ……z dnia ……….. r. Zamawiający potwierdza doręczenie mu regulaminu Wykonawcy)? W przypadku braku akceptacji Zamawiającego wg powyższego wszelkie kwestie dotyczące kart, a nie uregulowane w istotnych postanowieniach umownych powinny zostać uregulowane we właściwej umowie, m.in. reklamacje jakie są wskazane w regulaminie Wykonawcy, W przypadku braku akceptacji Zamawiającego wg powyższego wszelkie kwestie dotyczące kart, a nie uregulowane w istotnych postanowieniach umownych powinny zostać uregulowane we właściwej umowie, m.in. reklamacje jakie są wskazane w regulaminie Wykonawcy, tj. : 'W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego odstępstw w jakości paliwa od obowiązujących norm, obowiązuje następująca droga reklamacyjna: reklamacja powinna być złożona na piśmie (dopuszczalna jest forma elektroniczna na adres: ………..@......................, która zostanie potwierdzona pisemnie) i powinna zawierać uzasadnienie reklamacji oraz żądanie Zamawiającego. Od momentu przyjęcia reklamacji Wykonawca ma 14 dniowy termin na rozpatrzenie reklamacji i podjęcie decyzji o odrzuceniu lub uznaniu reklamacji. W przypadku gdy rozpatrzenie reklamacji wymaga zebrania dodatkowych informacji, w szczególności uzyskania od Zamawiającego lub operatora stacji paliw, Wykonawca rozpatrzy reklamację w terminie 14 dni od dnia uzyskania tych informacji. W przypadku uznania reklamacji, Wykonawca zobowiązany jest do naprawienia poniesionej przez Zamawiającego szkody w wysokości udokumentowanej odpowiednimi rachunkami/fakturami (np. za naprawę). Dla uniknięcia wątpliwości naprawienie szkody przez Wykonawcę nie obejmuje utraconych przez Zamawiającego korzyści. Zakończenie postępowania reklamacyjnego u Wykonawcy nie zamyka możliwości dochodzenia swych praw na drodze sądowej.' - czy Zamawiający wyraża zgodę na takie rozwiązanie? 3. W odniesieniu do zapisów SIWZ i projektu umowy, informujemy, że Wykonawca daje możliwość tankowania paliwa na wszystkich swoich stacjach, umożliwiających dokonywanie transakcji przy użyciu kart paliwowych, nie ogranicza zatem lokalizacyjnie Zamawiającego co do stacji paliw. Czy Zamawiający może zaakceptować taką sytuację i w przypadku ewentualnej modernizacji lub wyłączenia ze sprzedaży danej stacji dokonywać transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy położonej najbliżej siedziby stacji modernizowanej, nie koniecznie działającej w trybie całodobowym (w okresie realizacji umowy może zaistnieć ewentualność jej modernizacji - dostosowanie standardu do wymogów Unii Europejskiej)? 4. Czy Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia? 5. W odniesieniu do SIWZ, formularza ofertowego i zapisów projektu umowy Wykonawca pyta czy Zamawiający wyraża zgodę: - aby przesunąć termin składania ofert, gdyż Wykonawca nie może wysyłając ofertę przewidzieć ceny na dzień 30.10.2013r (cena jest znana w dniu lub po sprzedaży, nie jest znana Wykonawcy z wyprzedzeniem, a konieczne jest wcześniejsze wysłanie oferty aby dotarła do Zamawiającego na czas)? - § 1 ust. 2 i par 2 ust. 1 - aby zmienić treść zapisu, gdyż nie ma zastosowania u Dostawcy. W przypadku transakcji bezgotówkowych dokonywanych przy użyciu kart paliwowych pracownik Odbiorcy na stacji paliw Dostawcy otrzymuje dowód wydania (wydruk z terminala), który nie jest podpisywany przez pracownika Odbiorcy ani przez pracownika stacji paliw Dostawcy, jest potwierdzany adnotacją systemową 'KOD PIN POPRAWNY' co też wskazuje na poprawne przeprowadzenie transakcji. Jeden egzemplarz dowodu wydania otrzymuje pracownik Odbiorcy, a drugi egzemplarz dowodu wydania pozostaje na stacji paliw Dostawcy. Nie stanowi jednak problemu aby użytkownik karty na swoim egzemplarzu dokonał własnoręcznego podpisu, czy też wskazał aby pracownik stacji w miarę możliwości dokonał wpisu w kartę drogową; - § 2 ust.2 - aby zmienić treść, gdyż w przypadku akceptacji kart paliwowych w późniejszym etapie powinna być mowa o dowodzie wydania (wydruku z terminala) dowód wydania zawiera następujące informacje: ' Dokładny adres stacji paliw ' Nr karty, na którą dokonywana była transakcja ' Nr rejestracyjny samochodu ' Kwota do zapłaty ' Ilość wydanego paliwa ' Wartość wydanego paliwa ' Data i godzina transakcji Należałoby zatem w przypadku kart paliwowych usunąć treść z litery a), c), d), f), gdyż tych danych nie ma na dowodzie wydania - wskazać numer karty paliwowej; - § 5 ust.1 pierwsze zdanie - aby dopuścić termin zapłaty liczony: 14 od daty wystawienia faktury, a nie od daty dostarczenia dokumentów rozliczeniowych i faktury? Wykonawca wystawiając fakturę nie może w fakturze określić terminu płatności od dostarczenia, gdyż nie będzie znał faktycznego terminu otrzymania faktury przez Zamawiającego, na etapie jej wystawiania. Wobec tego Wykonawca umożliwia elektroniczną fakturę, tzw. e-fakturę, która jest dostępna dla Zamawiającego niezwłocznie po jej wystawieniu; - § 5 ust.1 drugie zdanie - aby doprecyzować, że nie 'rabat', a 'wartość rabatu' winna być wyodrębniona na fakturze (nie wprost %, a wartość procentowa rabatu) - § 5 ust.2 - aby dopuścić dwa okresy rozliczeniowe trwające: od 1do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego? Ponadto aby na końcu zdania dodać słowa: 'na rachunek bankowy Dostawcy wskazany w treści faktury.'? - § 5 - aby dodać zapisy o następującej treści: 'Dostawca zobowiązany jest wystawić fakturę po zakończeniu okresu rozliczeniowego za transakcje (tankowania) dokonane przez Odbiorcę w tym okresie. Za dzień sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego.'? Wobec powyższych pytań Wykonawca prosi o przesunięcie terminu składania ofert. Stanowisko (wyjaśnienia) Zamawiającego w przedmiotowej kwestii jest następujące: 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonywania zakupu paliwa w formie bezgotówkowej przy użyciu kart paliwowych - mikroprocesorowych kart paliwowych i zaakceptuje, aby karty paliwowe wydane zostały w ciągu 15 dni roboczych od przedłożenia wniosku/zamówienia na karty przez Zamawiającego po podpisaniu umowy, lub przedłożenia wniosku/zamówienia w przypadku blokady danej karty (utrata, zmiana danych i itp.) lub zamówienia nowej karty, przy jednoczesnej akceptacji opłaty za karty: - 0 zł netto za kartę nową, - 10 zł netto za kartę wymienną (na skutek zagubienia, kradzieży, zmiany dotychczasowych danych etc.), - w przypadku kart z nadrukiem logo Zamawiającego koszt karty wynosi 30 zł netto. 2. Zamawiający dopuszcza możliwość dołączenia już do właściwej umowy załącznika w postaci ogólnych warunków sprzedaży i używania kart paliwowych - w odniesieniu do kwestii nie uregulowanych w umowie i zaakceptuje, aby na etapie zawierania umowy została doprecyzowana właściwa nazwa regulaminu używania kart danego Wykonawcy. 3. Zamawiający nie może zaakceptować transakcji na innej stacji paliw Wykonawcy. 4. Zamawiający będzie nadzorował realizację zamówienia i powiadomi Wykonawcę o konieczności blokady kart z tytuły wyczerpania wartości zamówienia. 5. Zamawiający wyraża zgodę: - aby przesunąć termin składania ofert na dzień 06.11.2013r. do godz. 10:00. - aby zmienić treść zapisu umowy § 1 ust. 2 i par 2 ust. 1. W przypadku transakcji bezgotówkowych dokonywanych przy użyciu kart paliwowych pracownik Odbiorcy na stacji paliw Dostawcy otrzymuje dowód wydania (wydruk z terminala). -- aby zmienić treść zapisu umowy§ 2 ust.2. Dowód wydania (wydruk z terminala) winien zawierać następujące informacje: ' Dokładny adres stacji paliw ' Nr karty, na którą dokonywana była transakcja ' Nr rejestracyjny samochodu ' Kwota do zapłaty ' Ilość wydanego paliwa ' Wartość wydanego paliwa ' Data i godzina transakcji - aby zmienić treść zapisu umowy § 5 ust. 2. Strony ustalają dwa okresy rozliczeniowe trwające: od 1do 15 dnia miesiąca kalendarzowego i od 16 do ostatniego dnia miesiąca kalendarzowego na rachunek bankowy Dostawcy wskazany w treści faktury. Dostawca zobowiązany jest wystawić fakturę po zakończeniu okresu rozliczeniowego za transakcje (tankowania) dokonane przez Odbiorcę w tym okresie. Za dzień sprzedaży uznaje się ostatni dzień danego okresu rozliczeniowego. Zamawiający nie wyraża zgody: - aby termin zapłaty liczony był: 14 od daty wystawienia faktury (§ 5 ust.1 umowy). - na zmianę z „rabat” na „wartość rabatu” (§ 5 ust.1 umowy) Informujemy, że zgodnie z wymogiem art. 38 ust. 2 ustawy, stanowisko Zamawiającego zostało rozesłane do wszystkich wykonawców, którym przekazano SIWZ. Zamawiający