ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT na opracowanie dokumentacji aplikacyjnej, przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu 2017-03-01 1354 Art. czytany: 4701 razy GN.6640.4.1.2017 ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości kwoty 30 000 euro na opracowanie dokumentacji aplikacyjnej, przygotowanie dokumentacji przetargowej oraz pełnienie funkcji Inżyniera kontraktu w ramach RPO WiM 2014-2020 działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych dla projektu p.n.: „Projekt zintegrowanej informacji geodezyjno-kartograficznej Powiatu Oleckiego” 1. Określenie przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji 1.1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych przez Wykonawcę na rzecz zamawiającego w poniższym zakresie: 1.1.1. Wykonanie dokumentacji koniecznej do ubiegania się o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, Działanie 3.1 „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych” w tym: a) opracowania Studium Wykonalności dla projektu pn.: „Projekt zintegrowanej informacji geodezyjno-kartograficznej Powiatu Oleckiego”, obejmujące w szczególności analizę techniczną, finansową i ekonomiczną; b) opracowanie wniosku o dofinansowanie Projektu wraz z wymaganymi załącznikami; c) przygotowania ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień w trakcie oceny formalnej i merytoryczno-technicznej projektu; d) w przypadku decyzji Zamawiającego o wdrożeniu procedury odwoławczej - sformułowanie protestu wraz z uzasadnieniem. 1.1.2. Świadczenie usług doradczych niezbędnych do wdrożenia i realizacji projektu w zakresie przygotowania dokumentacji przetargowej. W ramach powyższej usługi Wykonawca będzie zobowiązany do wykonania poniższych elementów: • ustalenie wartości zamówienia; • przygotowanie SIWZ wraz z załącznikami (w tym szczegółowych opisów przedmiotów zamówień, warunków udziału w postępowaniach, kryteriów oceny ofert, wzorów umów, itp.) do postępowania o udzielenie zamówienia zgodnie z przepisami ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2015 r., poz. 2164.) na wyłonienie Wykonawcy; • zamieszczenie ogłoszenia na stronie Dziennika Urzędowego Unii Europejskiej; • przygotowywania propozycji odpowiedzi na pytania Wykonawców zadawane w trakcie trwania procedury przetargowej; • sprawdzenie złożonych ofert pod kątem zgodności technicznej i rozwiązań z przygotowanym Opisem Przedmiotu Zamówienia w celu ustalenia najkorzystniejszej oferty – udział w Komisji Przetargowej w charakterze biegłego. 1.1.3. Świadczenie usług doradczych niezbędnych do wdrożenia i realizacji projektu w zakresie pełnienia funkcji Inżyniera kontraktu. tj. - bieżące zarządzanie projektem, nadzór nad całym projektem i kierowanie wykonaniem projektu w formie nadzoru merytorycznego, technicznego, formalno-prawnego, zgodnie z harmonogramem realizacji projektu, budżetem, zawartą umową o dofinansowanie projektu, wnioskiem aplikacyjnym oraz aktualnymi przepisami krajowymi i Unii Europejskiej w tym: • terminowe sporządzanie wszystkich wymaganych dokumentów i informacji na aktualnych wzorach, przestrzeganie obowiązków i zaleceń wynikających z umowy o dofinansowanie, procedur, standardów, instrukcji oraz innych obowiązujących dokumentów; • informowanie o prawidłowości realizacji projektu w celu osiągnięcia wskaźników określonych we wniosku o dofinansowanie w tym w szczególności: monitorowanie i raportowanie postępów realizacji projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie projektu; • nadzór nad jakością, prawidłową i terminową realizacją projektu, w tym zgodnością realizacji zadań z zapisami wniosku o dofinansowanie projektu, jego harmonogramem, budżetem oraz umową o dofinansowanie; • nadzór nad terminowością założonych działań - m.in. szkoleń, promocji, realizacji inwestycji; • realizacja projektu zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym wynikającym z wniosku o dofinansowanie projektu, a w razie potrzeb przygotowanie dokumentów niezbędnych do wprowadzenia zmian w harmonogramie; • nadzór i kontrola nad prawidłowym dokumentowaniem realizacji projektu zgodnie z umową o dofinansowanie projektu oraz z wytycznymi w tym zakresie; • współpraca z Zamawiającym przy kontaktach z instytucją pośredniczącą oraz zarządzającą w zakresie: przekazywania wszelkich informacji i dokumentów dotyczących projektu we wskazanym przez RPO WiM zakresie i terminach; • niezwłoczne informowanie Zamawiającego o stwierdzonych zagrożeniach opóźnienia realizacji projektu w porównaniu z przyjętym harmonogramem, wnioskiem o dofinansowanie lub niezrealizowaniu projektu oraz proponowanie działań zaradczych; • udział w spotkaniach Zespołu Projektowego powołanego przez Zamawiającego w siedzibie zamawiającego według potrzeb; • opracowywanie projektów dokumentów związanych z realizacją projektu. Wszystkie dokumenty związane z realizacją przedmiotowego projektu sporządzone przez Inżyniera Projektu muszą być uzgadniane z Zamawiającym; • sporządzanie planu finansowego projektu; • weryfikacja zgodności wydatków z wydatkami zapisanymi we wniosku oraz ich kwalifikowania zgodnie z ustawą z dnia 27 sierpnia 2009 roku o finansach publicznych (Dz.U.2016.1870 j.t.); • przygotowanie projektu do kontroli zewnętrznych pod względem dokumentacyjnym; • doradztwo prawne w sprawie koniecznych do rozwiązania kwestii związanych ściśle z realizowanym projektem; • opracowywanie wniosków o płatność w systemie teleinformatycznym Instytucji Zarządzającej zgodnie z harmonogramem składania wniosków o płatność; • uczestniczenie z głosem doradczym w odbiorze końcowym oraz odbiorach poszczególnych etapów prac oraz opiniowanie pod względem zgodności produktów projektu z założeniami merytorycznymi i formalnymi; • przegląd i opiniowanie opracowanych przez wykonawcę dokumentacji przetargowej i innej dokumentacji wykonawczej; • nadzór nad instalacją i terminową konfigurację wdrażanych modułów/podsystemów; • weryfikowanie gotowości do odbioru produktów projektu wykonanych przez podmioty realizujące, niezwłoczne informowanie Zamawiającego o możliwym terminie odbioru oraz terminowe koordynowanie ich odbioru (odbiory częściowe, końcowe); • Zamawiający i Wykonawca określą w Harmonogramie projektu terminy, w jakich Wykonawca zobowiązany będzie poinformować Zamawiającego o gotowości odbioru wykonanych przez podmioty realizujące poszczególne moduły/podsystemy; • przegląd i opiniowanie kompletnej dokumentacji powykonawczej. 1.2. Opracowania oraz Usługi, o których mowa powyżej należy wykonać zgodnie z instrukcją, wytycznymi i innymi dokumentami wymienionymi w aktualnym regulaminie konkursu w ramach działania 3.1 RPO WiM „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych” (dostępne na stronie internetowej https://rpo.warmia.mazury.pl). 1.3. Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w następujących terminach: 1.3.1. Określony w punkcie 1.1.1 co najmniej na 14 dni przed zakończeniem naboru wniosków w ramach najbliższego konkursu z działania 3.1 RPO WiM „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych” (planowany na kwiecień 2017r.). 1.3.2. Określony w punkcie 1.1.2 w terminie 45 dni od dnia podpisania umowy o dofinansowanie realizacji Projektu przez Zamawiającego. 1.3.3. Określony w punkcie 1.1.3 w terminie od dnia otrzymania pozytywnej decyzji o przyznaniu dofinansowania na realizację Projektu do dnia złożenia wniosku o płatność końcową projektu (według wstępnych planów w okresie od 2017 do połowy 2020roku. Planowany koszt brutto projektu – około 4 milionów złotych). 1.4. Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę ww. usług. 1.5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych. 1.6. Weryfikacja opracowań, o których mowa w pkt 1.1 odbywać się będzie drogą elektroniczną, etapami, w terminach wzajemnie uzgodnionych, przesyłając dokumenty na adres e-mail: [email protected] 2. Sposób uzyskania informacji dotyczących przedmiotu zamówienia: Informacje dotyczące przedmiotu zamówienia można uzyskać osobiście w siedzibie Zamawiającego – Starostwo Powiatowe w Olecku, ul. Kolejowa 32, 19-400 Olecko, lub telefonicznie pod numerem tel. 87 520 24 75 wew. 33 i 27. Zamawiający informuje, iż szczegółowy zakres projektu a tym samym zakres zakupów i kosztów koniecznych do poniesienia zostanie ustalony na podstawie przeprowadzonej przez Wykonawcę w porozumieniu z Zamawiającym analizy potrzeb oraz przy uwzględnieniu kryteriów oceny merytorycznej dla ogłoszonego zamówienia. Pracownikiem uprawnionym do kontaktów z wykonawcami jest Geodeta Powiatowy Krzysztof Krajewski i Kierownik PODGiK Alina Kozłowska. 3. Opis wymagań stawianych wykonawcy: 3.1. W postępowaniu publicznym mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wiedzę i doświadczenie, co należycie udokumentuje tj. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał następujące usługi: 3.1.1. co najmniej 1 usługę w ramach, której opracował dokumentację aplikacyjną tj. Studium Wykonalności (lub jego elementy) obejmujące analizę techniczną, finansową i ekonomiczną dla projektu o wartości min. 1 miliona zł brutto, dotyczącego informatyzacji, który swoim zakresem obejmował zakup sprzętu informatycznego, oprogramowania oraz wdrożenie min. 3 e-usług na 4 (transakcja) lub 5 (personalizacja) poziomie dojrzałości, na podstawie, której Wnioskodawcy przyznano dofinansowanie ze środków zewnętrznych. 3.1.2. co najmniej 1 usługę w ramach, której opracował Specyfikację Istotnych Warunków Zamówienia dla projektu informatycznego, którego wartość wynosiła min. 1 miliona zł brutto. 3.1.3. co najmniej 1 usługę w ramach, których wykonywał na rzecz Jednostki sektora finansów publicznych usługi doradcze dotyczące doradztwa merytorycznego i/lub pełnienia funkcji inżyniera projektu i/lub rozliczania projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych o wartości dotacji nie mniejszej niż 1 miliona zł. Ocena spełnienia wyżej wskazanego warunku nastąpi na podstawie przedstawionego przez Wykonawcę oświadczenia o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 2 oraz dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie ww. usług tj. referencji lub protokołów odbioru usług pochodzących od jednostek sektora finansów publicznych. Usługi wymienione w pkt. 3.1.1 – 3.1.3 mogą być wykonane w jednym zamówieniu lub różnych. 4. Rozliczenie przedmiotu zamówienia: 4.1. Zapłata wynagrodzenia za zrealizowane usługi będzie dokonana na podstawie wystawionych przez Wykonawcę faktur VAT w poniższych terminach oraz po spełnieniu poniższych warunków: 4.2. Część pierwsza za wykonanie przedmiotu zamówienia o którym mowa w pkt 1.1.1 lit a)-c) zapytania: 4.2.1. I rata po wykonaniu przedmiotu określonego w punkcie 1.1.1 lit. a) zapytania; 4.2.2. II rata po otrzymaniu pozytywnej decyzji o otrzymaniu dofinansowania na realizację projektu tj. umieszczeniu przygotowanego Projektu na liście projektów otrzymujących dofinansowanie na stronie (https://rpo.warmia.mazury.pl). 4.2.3. Przedmiot zapytania o którym mowa w pkt 1.1.1 lit. b-d) zostanie wykonany przez Wykonawcę w ramach przedmiotowego zamówienia. 4.2.4. W przypadku odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, wynagrodzenie określone w pkt. 4.2.1 ulega zwrotowi. 4.3. Część druga za wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w pkt 1.1.2 zapytania: 4.3.1. Po wykonaniu przedmiotu zamówienia określonego w pkt 1.1.2 zapytania. 4.4. Część trzecia za wykonanie przedmiotu zamówienia określonego w pkt 1.1.3 zapytania: 4.4.1. W równych ratach miesięcznych przez okres realizacji usług. 4.5. Wynagrodzenie opisane powyżej będzie płatne przelewem bankowym z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie do 30 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbioru wykonanych usług. 5. Opis sposobu wyboru oferty najkorzystniejszej: Przy wyborze oferty zamawiający będzie się kierował następującymi kryteriami i ich wagą: A. Cena oferty (Wartość wynagrodzenia brutto) – 60% B. Ilość wykonanych usług typ 1 (Doświadczenie 1) – 30% C. Ilość wykonanych usług typ 2 (Doświadczenie 2) – 5% D. Ilość wykonanych usług typ 3 (doświadczenie 3) – 5%; LP = A + B, gdzie: Kryterium Waga (%) A Cena 60 % B Ilość wykonanych usług typ 1 (doświadczenie 1) - zgodnie z pkt 3.1.1 30% C Ilość wykonanych usług typ 2 (doświadczenie 2) - zgodnie z pkt 3.1.2 5% D Ilość wykonanych usług typ 3 (doświadczenie 3) - zgodnie z pkt 3.1.3 5% Razem 100 % LP = A + B + C + D, gdzie: LP – łączna liczba punktów. A – liczba uzyskanych punktów w kryterium „Cena”. B – liczba punktów w kryterium „Ilość wykonanych usług typ 1 (doświadczenie 1) - zgodnie z pkt 3.1.1” C – liczba punktów w kryterium „Ilość wykonanych usług typ 2 (doświadczenie 2) - zgodnie z pkt 3.1.2” D – liczba punktów w kryterium „Ilość wykonanych usług typ 3 (doświadczenie 2) - zgodnie z pkt 3.1.3” 5.1. Przy ocenie kryterium „Cena” zostanie wykorzystany wzór: Cena najniższa z ważnych ofert (CN) A = --------------------------------------------------------------- x 60 pkt Cena badanej oferty (CO) Oferty oceniane będą w skali punktowej od 0 do 60 punktów. Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium „Cena” wynosi 60 pkt. 5.2. Ocena kryterium „Ilość wykonanych usług typ 1 (doświadczenie 1) - zgodnie z pkt 3.1.1”. W kryterium „Ilość wykonanych usług zgodnie z pkt 3.1.1” punkty zostaną przyznane, zgodnie z zasadą: Ilość wykonanych usług – 1 szt. - 0 pkt Za każdą dodatkową usługę Wykonawca uzyskuje dodatkowe punkty: 2-3 usługi - 10 pkt 4-5 usług - 20 pkt 6 usług i więcej - 30 pkt W tym kryterium można uzyskać maksymalnie 30 pkt, nawet jeśli wykonawca poda większa ilość postępowań. 5.3. Ocena kryterium „Ilość wykonanych usług typ 2 (doświadczenie 2) - zgodnie z pkt 3.1.2”. W kryterium „Ilość wykonanych usług” punkty zostaną przyznane, zgodnie z zasadą: Ilość wykonanych usług – 1 szt. - 0 pkt Za każdą dodatkową usługę Wykonawca uzyskuje dodatkowe punkty: 2 usługi i więcej - 5 pkt W tym kryterium można uzyskać maksymalnie 5 pkt, nawet jeśli wykonawca poda większa ilość postępowań. 5.4. Ocena kryterium „Ilość wykonanych usług typ 3 (doświadczenie 3) - zgodnie z pkt 3.1.3”. W kryterium „Ilość wykonanych usług” punkty zostaną przyznane, zgodnie z zasadą: Ilość wykonanych usług – 1 szt. - 0 pkt Za każdą dodatkową usługę Wykonawca uzyskuje dodatkowe punkty: 2 usługi i więcej - 5 pkt W tym kryterium można uzyskać maksymalnie 5 pkt, nawet jeśli wykonawca poda większa ilość postępowań. 5.5. Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalną ilość punktów, jaką może osiągnąć oferta wynosi 100 pkt. 5.6. W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty według następującej zasady: CN --------------- x 60 pkt + ilość pkt związana z ilością wykonanych usług (typ 1, typ 2 i typ 3) CO wg zasad przedstawionych powyżej = ............... punktów Wyjaśnienia : CN - cena oferty najtańszej CO - cena oferty badanej Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt. (60 za cenę i 40 za ilość wykonanych usług) 5.7. Zamawiający zastosuje zaokrąglanie wyników do dwóch miejsc po przecinku. Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która spośród ofert niepodlegających odrzuceniu otrzyma najwyższą ilość punktów. 6. Miejsce i termin składania ofert: Oferty należy składać w formie papierowej osobiście w siedzibie Starostwa Powiatowego w Olecku, ul. Kolejowa 32, 19-400 Olecko, pocztą na adres Starostwo Powiatowe w Olecku, ul. Kolejowa 32, 19-400 Olecko, lub przesłać e-mailem na adres: [email protected] w terminie do dnia 8 marca 2017r do godziny 10:00. Oferent przesyłający ofertę e-mailem dostarczy ofertę w wersji papierowej w ciągu 2 dni od daty zakończenia terminu składania ofert na ww. adres. 7. Informacje o wynikach postępowania: Wyniki postępowania zostaną opublikowane w Biuletynie Informacji Publicznej Starostwa Powiatowego w Olecku. 8. Wymogi co do przygotowania oferty: 8.1 Oferta powinna być przygotowana na formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania. 8.2 W przypadku składania oferty pocztą elektroniczną Oferent przesyła skany wszystkich dokumentów podpisane zgodnie ze sposobem reprezentacji wykonawcy. 8.3 W przypadku składania oferty pocztą elektroniczną lub faksem oferent wyłoniony jako wykonawca zamówienia obowiązany jest najpóźniej w dniu podpisania umowy doręczyć Zamawiającemu oryginał lub poświadczoną kopię wszelkich dokumentów dołączonych do oferty. 8.4 O wynikach konkursu Zamawiający zawiadomi wszystkich Oferentów, którzy złożą ofertę w postępowaniu. Termin zawarcia umowy zostanie wyznaczony przez Zamawiającego w informacji skierowanej do Wykonawcy wybranego do realizacji zamówienia. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn. ZAMAWIAJĄCY Starosta Olecki (-) Marian Świerszcz Załączniki: Załącznik nr 1 – formularz oferty Załącznik nr 2 - Wykaz wykonanych usług Załącznik nr 3 – Projekt umowy